Privacy Policy

Last updated: June 19, 2026

NotesXD ("we", "our", or "the app") is a native macOS application designed to help you capture, organize, and interact with your meeting notes. NotesXD is operated by La Azotea Labs SpA. We are committed to protecting your privacy. This policy explains how we handle information when you use NotesXD.

1. Our Privacy-First Approach

NotesXD is built with a local-first architecture. Your notes, transcriptions, and tasks are stored on your device. We do not operate cloud servers that store your content, and we do not have access to your meeting recordings or transcriptions.

2. Information We Collect

2.1 Information We Do Not Collect

Everything stays on your device, and NotesXD never records audio. We do not collect, upload, or store on our servers:

• Audio recordings — NotesXD does not record or save any audio; it only transcribes to text in real time, locally, and the audio is discarded immediately
• Transcription content
• Note content or task data
• Contact lists
• Screen recordings or screenshots

2.2 Information Processed Locally

The following data is processed entirely on your Mac and never leaves your device unless you explicitly choose to use AI features:

• Audio data: Microphone and system audio are processed in real time by Apple's Speech Recognition framework (SFSpeechRecognizer) for transcription. Audio is not stored after processing.
• Notes and transcriptions: Stored locally using Apple's SwiftData framework on your device.
• Tasks: Extracted and managed locally within the app.

2.3 AI Chat & Voice (Google Gemini)

NotesXD's AI chat and conversational voice mode are powered by Google's Gemini generative AI services. These are the only features that send data off your device, and only when you actively use them:

• Only the relevant fragments are sent — never your whole library. For a given request we send just the context needed to answer it: your message or question, the relevant note and/or transcription snippets, and any text or visual content extracted from attachments you've chosen to use as context. In voice mode, the microphone audio of that conversation is also streamed to Gemini so it can hear you and respond.
• Sent only on your action. Nothing is transmitted unless you explicitly send a chat message or start a voice conversation.
• Used only to answer you. Your content is used solely to generate the response you requested.
• Never used to train models. We do not use your data to train any model. These features run on Google's paid Gemini APIs which — per Google's terms for those APIs — are not used by Google to train its models.
• Sent securely. All requests travel over encrypted connections. The voice mode connects to Google using a short-lived, single-use access token minted by our server, so long-term credentials are never exposed on your device.
• Not retained by us. We do not keep copies of your prompts, voice audio, or AI responses on our servers; the resulting text is saved only locally on your Mac.

Transcription is different and stays on your Mac. Real-time transcription of your meetings is performed locally by Apple's on-device speech recognition. Your meeting audio and transcripts are never sent to Google or any cloud service for transcription — that content only leaves your device if you later choose to use the AI chat or voice features on it.

2.4 Beta Registration

If you sign up for the beta program via our website, we collect your email address and any information you provide in the registration form. This information is used solely to manage beta access and communicate updates about NotesXD.

2.5 Google Calendar Integration (optional)

NotesXD offers an optional integration with Google Calendar. If you choose to connect your Google account, NotesXD requests read-only access to your calendar events using the https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly scope (and your email address via userinfo.email to identify the connected account). We use this access solely to:

• Show your meetings for today and tomorrow inside the app, and
• Read each event's title, start/end time, attendee email addresses, and video-meeting link, so you can start a note with the meeting details attached automatically.

This data is fetched directly from Google to your Mac, processed locally, and is never stored on our servers, shared, sold, or used to train AI models. NotesXD never creates, edits, or deletes calendar events, and never accesses other calendars, calendar lists, or settings. You can disconnect Google Calendar at any time from the app, which revokes this access.

2.6 Limited Use of Google User Data

NotesXD's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

3. Audio Processing & System Monitoring

NotesXD includes an optional feature that monitors system audio to detect when a conversation is taking place (e.g., a video call). This feature:

• Processes audio locally using Apple's speech recognition
• Does not record, store, or transmit any audio
• Only determines whether human speech is present
• Can be disabled at any time from the menu bar

3.1 Ephemeral Audio Processing (No Retention)

At NotesXD we apply the principle of Privacy by Design. The audio stream captured for transcription is processed strictly in real time in the system's volatile memory. NotesXD does not record, store, or generate audio files (such as .mp3 or .wav). Once the Artificial Intelligence engine converts the voice stream to text, the audio buffer is destroyed irreversibly and immediately.

3.2 Technical Anonymity & Exclusion of Biometric Data

Our system is designed to be 100% anonymous. NotesXD does not perform voiceprinting, does not analyze vocal spectra to identify the biometric identity of speakers, nor does it automatically associate interventions with the profiles of specific individuals. The software processes the audio channel in a flat and blind manner with respect to the identities of the participants, remaining outside the scope of strict biometric regulations (such as the BIPA law in Illinois).

4. Data Storage & Security

All your data is stored locally on your Mac using Apple's native frameworks. We do not maintain servers that store your personal content. Your data is protected by:

• macOS built-in encryption and security features
• App sandboxing as required by macOS
• Your device's login credentials and FileVault encryption

4.1 No Cloud Storage & Zero Training Policy

To guarantee maximum corporate and educational confidentiality, NotesXD commits to:

1. Not storing transcriptions or summaries on external servers. Textual data resides solely on the user's computer.
2. Using enterprise-grade APIs with strict zero-retention policies, ensuring that the processed content will never be used by third parties or by NotesXD to train, optimize, or improve public Artificial Intelligence models.

5. Your Rights & Control

Because your data is stored locally, you have full control:

• Access: All your notes, transcriptions, and tasks are accessible within the app at any time.
• Deletion: You can delete any note, transcription, or task at any time. Deleting the app removes all associated data.
• Export: You can copy and export your note content at any time.
• AI features: You can choose not to use AI chat features, in which case no data is sent to external services.

6. Children's Privacy

NotesXD is not directed at children under the age of 13. We do not knowingly collect personal information from children.

7. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify users of any material changes by updating the "Last updated" date at the top of this page. We encourage you to review this policy periodically.

8. Contact Us

If you have questions about this Privacy Policy or our data practices, please contact us at hello@notesxd.com.

Política de Privacidad

Última actualización: 19 de junio de 2026

NotesXD ("nosotros", "nuestro" o "la app") es una aplicación nativa de macOS diseñada para ayudarte a capturar, organizar e interactuar con tus notas de reuniones. NotesXD es operado por La Azotea Labs SpA. Estamos comprometidos con la protección de tu privacidad. Esta política explica cómo manejamos la información cuando usas NotesXD.

1. Nuestro Enfoque de Privacidad

NotesXD está construido con una arquitectura local-first. Tus notas, transcripciones y tareas se almacenan en tu dispositivo. No operamos servidores en la nube que almacenen tu contenido, y no tenemos acceso a tus grabaciones de reuniones ni transcripciones.

2. Información que Recopilamos

2.1 Información que NO Recopilamos

Todo permanece en tu dispositivo, y NotesXD nunca graba audio. No recopilamos, subimos ni almacenamos en nuestros servidores:

• Grabaciones de audio — NotesXD no graba ni guarda ningún audio; solo transcribe a texto en tiempo real, de forma local, y el audio se descarta de inmediato
• Contenido de transcripciones
• Contenido de notas o datos de tareas
• Listas de contactos
• Grabaciones de pantalla o capturas

2.2 Información Procesada Localmente

Los siguientes datos se procesan completamente en tu Mac y nunca salen de tu dispositivo a menos que elijas explícitamente usar las funciones de IA:

• Datos de audio: El micrófono y el audio del sistema se procesan en tiempo real mediante el framework de reconocimiento de voz de Apple (SFSpeechRecognizer) para la transcripción. El audio no se almacena después del procesamiento.
• Notas y transcripciones: Se almacenan localmente usando el framework SwiftData de Apple en tu dispositivo.
• Tareas: Se extraen y gestionan localmente dentro de la app.

2.3 Chat y Voz con IA (Google Gemini)

El chat con IA y el modo de voz conversacional de NotesXD funcionan con los servicios de IA generativa Gemini de Google. Son las únicas funciones que envían datos fuera de tu dispositivo, y solo cuando las usas activamente:

• Solo se envían los fragmentos relevantes — nunca toda tu biblioteca. Para cada solicitud enviamos únicamente el contexto necesario para responderla: tu mensaje o pregunta, los fragmentos relevantes de la nota y/o transcripción, y el texto o contenido visual extraído de los adjuntos que hayas elegido usar como contexto. En el modo de voz, el audio del micrófono de esa conversación también se transmite a Gemini para que pueda escucharte y responder.
• Se envía solo por tu acción. No se transmite nada a menos que envíes explícitamente un mensaje de chat o inicies una conversación de voz.
• Se usa solo para responderte. Tu contenido se utiliza únicamente para generar la respuesta que solicitaste.
• Nunca se usa para entrenar modelos. No usamos tus datos para entrenar ningún modelo. Estas funciones se apoyan en las APIs de pago de Gemini de Google, las cuales — según los términos de Google para dichas APIs — no son usadas por Google para entrenar sus modelos.
• Se envía de forma segura. Todas las solicitudes viajan por conexiones cifradas. El modo de voz se conecta a Google mediante un token de acceso de corta duración y de un solo uso, generado por nuestro servidor, de modo que nunca se exponen credenciales de largo plazo en tu dispositivo.
• No lo retenemos. No guardamos copias de tus prompts, audio de voz ni respuestas de IA en nuestros servidores; el texto resultante se guarda solo localmente en tu Mac.

La transcripción es distinta y permanece en tu Mac. La transcripción en tiempo real de tus reuniones se realiza localmente mediante el reconocimiento de voz en el dispositivo de Apple. El audio de tus reuniones y las transcripciones nunca se envían a Google ni a ningún servicio en la nube para transcribir — ese contenido solo sale de tu dispositivo si luego eliges usar las funciones de chat o voz con IA sobre él.

2.4 Registro en la Beta

Si te registras en el programa beta a través de nuestro sitio web, recopilamos tu correo electrónico y cualquier información que proporciones en el formulario de registro. Esta información se usa únicamente para gestionar el acceso a la beta y comunicar actualizaciones sobre NotesXD.

2.5 Integración con Google Calendar (opcional)

NotesXD ofrece una integración opcional con Google Calendar. Si eliges conectar tu cuenta de Google, NotesXD solicita acceso de solo lectura a los eventos de tu calendario mediante el permiso https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly (y tu dirección de correo mediante userinfo.email para identificar la cuenta conectada). Usamos este acceso únicamente para:

• Mostrar tus reuniones de hoy y mañana dentro de la app, y
• Leer el título de cada evento, su hora de inicio/fin, los correos de los asistentes y el enlace de la videollamada, para que puedas iniciar una nota con los datos de la reunión adjuntos automáticamente.

Estos datos se obtienen directamente desde Google hacia tu Mac, se procesan localmente y nunca se almacenan en nuestros servidores, ni se comparten, venden o usan para entrenar modelos de IA. NotesXD nunca crea, edita ni elimina eventos del calendario, ni accede a otros calendarios, listas de calendarios o ajustes. Puedes desconectar Google Calendar en cualquier momento desde la app, lo que revoca este acceso.

2.6 Uso Limitado de los Datos de Google

El uso y la transferencia por parte de NotesXD de la información recibida de las APIs de Google se ajustará a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

3. Procesamiento de Audio y Monitoreo del Sistema

NotesXD incluye una función opcional que monitorea el audio del sistema para detectar cuándo se está llevando a cabo una conversación (por ejemplo, una videollamada). Esta función:

• Procesa el audio localmente usando el reconocimiento de voz de Apple
• No graba, almacena ni transmite ningún audio
• Solo determina si hay voz humana presente
• Se puede desactivar en cualquier momento desde la barra de menú

3.1 Principio de Procesamiento Efímero de Audio (Sin Retención)

En NotesXD aplicamos el principio de Privacidad por Diseño. El flujo de audio capturado para la transcripción se procesa estrictamente en tiempo real en la memoria volátil del sistema. NotesXD no graba, no almacena ni genera archivos de audio (como .mp3 o .wav). Una vez que el motor de Inteligencia Artificial convierte el flujo de voz a texto, el buffer de audio es destruido de forma irreversible e inmediata.

3.2 Anonimato Técnico y Exclusión de Datos Biométricos

Nuestro sistema está diseñado para ser 100% anónimo. NotesXD no realiza reconocimiento por huella de voz (voiceprinting), no analiza espectros vocales para identificar la identidad biométrica de los interlocutores, ni asocia de forma automatizada las intervenciones a perfiles de personas específicas. El software procesa el canal de audio de manera plana y ciega respecto a las identidades de los participantes, quedando fuera del alcance de regulaciones biométricas estrictas (como la ley BIPA de Illinois).

4. Almacenamiento y Seguridad de Datos

Todos tus datos se almacenan localmente en tu Mac usando los frameworks nativos de Apple. No mantenemos servidores que almacenen tu contenido personal. Tus datos están protegidos por:

• Las funciones de encriptación y seguridad integradas de macOS
• El sandboxing de la app requerido por macOS
• Las credenciales de inicio de sesión de tu dispositivo y la encriptación FileVault

4.1 Política de No Almacenamiento en la Nube y Cero Entrenamiento

Para garantizar la máxima confidencialidad corporativa y educativa, NotesXD se compromete a:

1. No almacenar las transcripciones ni los resúmenes en servidores externos. Los datos textuales residen únicamente en el computador del usuario.
2. Utilizar interfaces de programación (APIs) de grado empresarial con políticas estrictas de retención cero, garantizando que el contenido procesado jamás será utilizado por terceros ni por NotesXD para entrenar, optimizar o mejorar modelos públicos de Inteligencia Artificial.

5. Tus Derechos y Control

Dado que tus datos se almacenan localmente, tienes control total:

• Acceso: Todas tus notas, transcripciones y tareas son accesibles dentro de la app en cualquier momento.
• Eliminación: Puedes eliminar cualquier nota, transcripción o tarea en cualquier momento. Eliminar la app elimina todos los datos asociados.
• Exportación: Puedes copiar y exportar el contenido de tus notas en cualquier momento.
• Funciones de IA: Puedes elegir no usar las funciones de chat con IA, en cuyo caso no se envían datos a servicios externos.

6. Privacidad de Menores

NotesXD no está dirigido a menores de 13 años. No recopilamos conscientemente información personal de menores.

7. Cambios a Esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Notificaremos a los usuarios de cualquier cambio material actualizando la fecha de "Última actualización" en la parte superior de esta página. Te recomendamos revisar esta política periódicamente.

8. Contáctanos

Si tienes preguntas sobre esta Política de Privacidad o nuestras prácticas de datos, contáctanos en hello@notesxd.com.